Comissões

Comissões, Apreciação critica e Glossário

É um grupo de pessoas ao qual se atribui um assunto para ser estudado ou projeto para ser desenvolvido. É esta característica de grupo que a distingue dos outros instrumentos administrativos.

Elas recebem diversas denominações tais como: juntas, conselhos, comitês.
A autoridade dada às comissões é tão variadas que reina a confusão acerca de sua natureza, pois ela pode ser desempenhar funções administrativas, técnicas, estudar problemas, ou mesmo fornecer recomendações.

Características:

1-Ela não é um órgão da estrutura organizacional, pois ela não tem objetivo específico, próprio e particular, ela tem um objetivo que geralmente abrange vários órgãos (assuntos interdepartamentais). Conta com participantes que pertencem a vários e diferentes órgãos e níveis hierárquicos da organização. As comissões funcionam esporadicamente ou intermitentemente durante certos dias ou em determinadas horas, ela dura enquanto não se atinge o objetivo. Já o órgão funciona ininterruptamente durante todo o funcionamento da empresa.

2-Ela pode assumir tipos diferentes sendo:
Formais - Quando fazem parte da estrutura formal da organização, assim ela tem estrutura duradoura dentro da a organização.
Informais - Ela não tem posição definida nenhuma delegação de autoridade, elas surgem quando a organização precisa fazer algum estudo, plano ou tomar uma decisão grupal sobre um problema específico.
Temporárias-Quando sua existência depende do estudo, sua duração é relativamente curta.
Relativamente permanente - Quando sua existência é prolongada por tempos.

As comissões possuem os seguintes princípios básicos:

1- Deve nascer de uma necessidade reconhecida por diversos departamentos da empresa e por todo o pessoal nela envolvido.

2- Devem ter membros apropriados que dominem os assuntos que vão analisador.

3- Sua autoridade e objetivos de vem ser claramente definidos.

4- Devem começar o seu custo, seus benefícios devem ser comparados ao custo de instalação.

5- O seu trabalho deve ser estudado. Ela deve ser suficientemente grande para incluir a quantidade de especialistas exigidas pelo trabalho e promover o intercambio de idéias e as deliberações, e por outro lado, não apresentar um custo elevado de tempo e pessoal requerido.

6- Seu funcionamento deve-se basear na cooperação entre seus membros.Devem oferecer oportunidades de participação democrática e igualitária entre os membros.

Vantagens:
Tomadas de decisões e julgamentos grupais, variedade de abordagem sobre um mesmo assunto, visão mais ampla, e intercambio de idéias.

Constituiu um amaneira eficiente de obter a coordenação para o alcance de objetivos múltiplos.

São eficientes como um meio de transmitir informações ás partes interessadas, com economia de tempo e com provável reunião de sugestões diversificadas.

Além disso, muitas vezes sua implantação pode o correr do receio em se delegar autoridade a um único órgão ou pessoa.(ex: um executivo por receio de assumir responsabilidade por uma decisão difícil ou de confia-la a uma só pessoa, pode utilizar a comissão para obter recomendações a respeito).

Desvantagens:
Possível perda de tempo na tomada de decisões, muitas vezes ela provoca é mais indecisão, pois o tempo exigido em uma deliberação é gasto em aspectos variados e pontos de vista divergente.

Daí a dificuldade de se chegar a um termo quando há heteroneidade de participantes.

Há a questão do custo e do tempo, visto que geralmente as comissões envolvem especialistas de áreas diferentes e seu custo financeiro pode ser elevado quando se conta com especialistas de alto nível e salário.

Há a absorção de tempo útil de vários funcionários e desperdício de tempo daqueles de membros desinteressados.

Substituição do administrador quando se delega a autoridade um a grupo, sendo que há certas decisões que o administrador poderia tomar sozinho de uma forma mais rápida.Além disso, a comissão pode tirar a iniciativa de comando.

As comissões também exigem que haja um coordenador excepcionalmente eficiente, capaz de driblar a acomodação de alguns participantes, a intransigência de outros, de romper a lentidão que é característica de qualquer procedimento democrático de deliberação e ainda evitar que a coordenação se perpetue e se torne inativa sem uma coordenação adequada.

Apreciação crítica
As comissões foram criadas durante a Teoria Neoclássica, como um tipo de organização utilizada como ferramenta provisória para evitar a constante alteração da estrutura organizacional e mantê-la estável, são ainda freqüentemente utilizadas. Contudo, na atualidade, elas vão sendo substituídas por um conceito mais dinâmico e moderno que são as equipes.

Fonte:Teoria Geral da Administração de Idalberto Chiavenato